Polityka prywatności sklepu KOsleep

Data ostatniej aktualizacji: 4 sierpnia 2026

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem sklepu internetowego kosleep.eu jest Konrad Siej, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, NIP: 7141984367, REGON: 523848745, z siedzibą pod adresem ul. Władysława Łokietka 2, 21-100 Lubartów (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: hello@kosleep.eu.

§ 2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

2.1. Dane podawane w formularzu zamówienia

Podczas składania zamówienia zbieramy następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu.

Cel przetwarzania: zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, w tym realizacja dostawy, obsługa reklamacji i kontakt w sprawie zamówienia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy).

TODO[DO POTWIERDZENIA: jeśli formularz zamówienia zbiera dodatkowe pola poza wymienionymi powyżej (np. uwagi do zamówienia, dane firmowe do faktury, kod pocztowy jako osobne pole), uzupełnij tę listę przed publikacją, żeby była w pełni zgodna z rzeczywistym formularzem.]

2.2. Newsletter

Jeśli zdecydujesz się zapisać do newslettera Sklepu, będziemy przetwarzać Twój adres e-mail w celu przesyłania informacji o nowościach, promocjach i ofercie Sklepu.

Cel przetwarzania: przesyłanie treści marketingowych drogą elektroniczną (newsletter).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą) — zapis do newslettera odbywa się wyłącznie na zasadzie dobrowolnego, wyraźnego działania (opt-in). Zgodę można wycofać w każdym czasie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, np. poprzez link rezygnacji w każdej wiadomości lub kontakt z Administratorem.

2.3. Dane wynikające z obowiązków prawnych (np. rachunki/faktury)

Jeśli wystawiamy dokument sprzedaży, przetwarzamy dane w zakresie wymaganym przepisami podatkowymi i o rachunkowości.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

2.4. Korespondencja e-mail

Jeśli kontaktujesz się z nami e-mailowo (hello@kosleep.eu), przetwarzamy dane zawarte w tej korespondencji w celu udzielenia odpowiedzi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora — obsługa korespondencji).

§ 3. Przekazywanie danych dostawcom realizującym wysyłkę (model dropshippingu)

Sklep KOsleep może działać w modelu, w którym część lub całość zamówionych produktów nie jest magazynowana przez Administratora, lecz pakowana i wysyłana bezpośrednio przez zewnętrznego dostawcę/producenta danego produktu (dalej: „Dostawca”). W miarę rozwoju oferty Sklepu, produkty mogą pochodzić od różnych, niezależnych Dostawców.

W związku z tym dane niezbędne do realizacji wysyłki — imię, nazwisko, adres dostawy oraz numer telefonu — są przekazywane właściwemu Dostawcy wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do zapakowania i wysłania zamówionego produktu.

Dostawca przetwarza przekazane dane wyłącznie w celu i zakresie wskazanym przez Administratora, tj. wyłącznie w celu zrealizowania wysyłki zamówienia, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Administrator dba o to, aby każdy Dostawca, któremu powierzane są dane, gwarantował odpowiedni poziom ich ochrony.

Podstawa prawna przekazania danych Dostawcy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy sprzedaży — realizacja dostawy jest elementem tej umowy).

§ 4. Trackery i narzędzia analityczno-marketingowe

Sklep wykorzystuje następujące narzędzia analityczne i marketingowe, które mogą przetwarzać dane osobowe w postaci identyfikatorów urządzenia, adresu IP oraz danych o zachowaniu na stronie:

4.1. Zasada działania na podstawie zgody

Żadne z powyższych narzędzi nie ładuje się w przeglądarce użytkownika, dopóki nie wyrazi on na to zgody. Przy pierwszej wizycie na stronie użytkownikowi wyświetlany jest baner z trzema równorzędnymi opcjami:

• „Akceptuję wszystkie” — włącza obie kategorie (Analitykę i Marketing),
• „Odrzucam” — żadne z powyższych narzędzi nie zostaje uruchomione,
• „Dostosuj” — pozwala na osobne włączenie/wyłączenie każdej z dwóch kategorii (Analityka, Marketing).

Kategoria „Niezbędne” (obejmująca m.in. zapamiętanie dokonanego wyboru zgody oraz działanie koszyka zakupowego) jest zawsze aktywna i nie wymaga zgody, ponieważ jest niezbędna do świadczenia usługi na żądanie użytkownika.

Podstawa prawna:

• dla plików „Niezbędnych” — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, tj. zapewnienie podstawowej funkcjonalności strony) w związku z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego (przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika, gdy jest to niezbędne do świadczenia usługi),
• dla kategorii „Analityka” i „Marketing” — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą), wyrażona poprzez baner cookies.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie poprzez zmianę ustawień w banerze cookies, za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce każdej podstrony Sklepu.

4.2. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Google, Meta i Microsoft to podmioty powiązane z grupami kapitałowymi z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. W zakresie, w jakim dane przetwarzane przez GA4, Meta Pixel lub Microsoft Clarity mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (Standard Contractual Clauses), stanowiących część warunków przetwarzania danych (Data Processing Terms / Addendum) każdego z tych dostawców.

§ 5. Podmioty przetwarzające dane w infrastrukturze technicznej

5.1. Supabase (baza danych)

Dane zamówień oraz katalog produktów przechowywane są w bazie danych dostarczanej przez Supabase, skonfigurowanej w regionie europejskim (Frankfurt, Niemcy). Oznacza to, że dane te fizycznie pozostają na terenie Unii Europejskiej, co upraszcza zgodność z RODO — nie jest wymagane powoływanie się na standardowe klauzule umowne dla transferu danych do państwa trzeciego w zakresie samego przechowywania danych.

5.2. Vercel (hosting)

Strona Sklepu jest hostowana na platformie Vercel Inc., podmiotu z siedzibą w USA. Przekazywanie danych do USA w zakresie niezbędnym do hostingu strony odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych w ramach umowy z Vercel (Vercel Data Processing Addendum).

5.3. Resend (e-maile transakcyjne)

TODO[DO UZUPEŁNIENIA po wdrożeniu: adres e-mail no-reply@kosleep.eu będzie wysyłał automatyczne wiadomości transakcyjne (potwierdzenia zamówień) za pośrednictwem usługi Resend. Resend przetwarza w tym celu adres e-mail Klienta oraz treść wiadomości. Należy zweryfikować lokalizację serwerów Resend oraz — jeśli to konieczne — zawrzeć z nim umowę powierzenia/DPA.]

5.4. Przelewy24 (płatności)

TODO[DO UZUPEŁNIENIA po wdrożeniu: po podłączeniu operatora płatności Przelewy24, dane niezbędne do realizacji płatności będą przekazywane do PayPro S.A. (operatora Przelewy24) jako niezależnego administratora danych w zakresie rozliczeń płatności, zgodnie z jego własną polityką prywatności.]

§ 6. Okres przechowywania danych

• Dane związane z realizacją zamówienia (imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon) przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji umowy sprzedaży i obsługi ewentualnych reklamacji, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z transakcją) — w zakresie danych zawartych na dokumentach sprzedaży.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody na newsletter przechowywane są do momentu wycofania zgody (rezygnacji z subskrypcji).
• Dane zbierane przez narzędzia analityczne i marketingowe przechowywane są zgodnie z domyślnymi okresami retencji ustawionymi przez danego dostawcę:
  • Google Analytics 4: dane zdarzeń przechowywane przez 2 miesiące, dane użytkownika przez 14 miesięcy,
  • Microsoft Clarity: nagrania sesji przechowywane przez 30 dni, dane kliknięć i mapy cieplne przez 13 miesięcy,
  • Meta Pixel: dane przechowywane zgodnie z wewnętrzną polityką retencji Meta (standardowo do 2 lat dla danych reklamowych, przy czym część danych, np. niestandardowe grupy odbiorców, może mieć krótsze, konfigurowalne okresy retencji).

§ 7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Klientowi przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

1. Prawo dostępu do danych — art. 15 RODO,
2. Prawo do sprostowania danych — art. 16 RODO,
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — art. 17 RODO,
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania — art. 18 RODO,
5. Prawo do przenoszenia danych — art. 20 RODO,
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — art. 21 RODO,
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem — dotyczy newslettera oraz kategorii Analityka/Marketing w banerze cookies,
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem pod adresem hello@kosleep.eu.

§ 8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w formularzu zamówienia jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy sprzedaży — bez ich podania złożenie zamówienia nie jest możliwe. Podanie adresu e-mail w celu zapisu do newslettera jest w pełni dobrowolne.

§ 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Klienta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Narzędzia takie jak Meta Pixel mogą być wykorzystywane do wyświetlania spersonalizowanych reklam, jednak nie stanowi to zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zmianą zakresu działalności Sklepu, uruchomieniem nowych funkcjonalności (np. newslettera, płatności Przelewy24) lub zmianą dostawców usług technicznych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem kosleep.eu/polityka-prywatnosci.